Toimikud

Allikas: Dogre WIKI

Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne “kaust”, mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt. asjaajamisaasta lõppedes.

Toimikusse kantud dokumentide vaatamiseks tuleb klikata toimiku real.

Avaneval lehel (vaikimisi) näidatakse seni sisestatud dokumentide numbreid, nimetusi, registreerijaid, loomise ja lisamise aegu.

Kui vaatajal on vastavasse toimikusse dokumentide lisamise õigus, siis on lehel nupp Lisa. Sellel klikates avaneb leht uue dokumendi registreerimiseks.

Uue toimiku lisamine

Uue toimiku lisamiseks tuleb valida vajalik liigituskeemi (Seaded > Liigituskeemid > Vastava liigitusskeemi pealkiri) või luua uus. Avanenud aknas on näha liigitusskeemi seaded, kus saab toimikut lisada, kasutades nuppu. Seejärel tuleb toimiku andmeid täita. Ripploendis tuleb määrata Sari, kuhu uus toimik lisatakse. Loenduri tüüp määratakse nn raadionupu abil tehtava valikuga. Pärast üldist valikut tuleb loendurit täpsustada: globaalse loenduri jaoks määrata hüpikaknast loenduri tüüp, lokaalsed loendurid korral kirjeldada mall, minimaalne ja maksimaalne väärtus.

NB! Kiiresti kuupäeva leidmiseks, võite kasutada kalendrit. Selleks vajutage nuppu. Andmete salvestamiseks tuleb vajutada samanimelist nuppu. Kohe järgmise toimiku lisamiseks on akna paremas ülanurgas nupp .

Toimiku muutmine

Toimikute haldus toimub menüüs Seaded > Liigitusskeemid > Halda > Sari. Siin näete valitud liigitusskeemi toimikute nimekiri. Muuta saab vajutades samanimelist nuppu vastava toimiku rea taga. Sellel klikates saate toimiku andmeid parandada.

NB! Kui dokumendil on mall, siis näitab süsteem dokumenti dokumendi malli järgi, teisel juhul kausta malli järgi (kui olemas on). Samuti on loodud võimalus lisada ühele toimikule mitu malli. Toimiku lisamisel/muutmisel saab valida, millist kasutada tahetakse. Dokumendi lisamisel või muutmisel saab valida neist ühe.