Aastavahetus

Allikas: Dogre WIKI

Et aastavahetus toimuks Dogres valutult ja lihtsalt on vaja natuke eeltööd teha. Kui kõik on korras, siis eeltöö on ühekordne ja järgmised aastavahetused lähevad palju lihtsamalt.

Enamus juhtudel pole vaja uut liigitusskeemi luua, piisab sulgunud toimikutest koopia tegemisest. Liigitusskeemi sarjad ja toimikud enamasti niipalju ei muutu, et peaks täiesti uut skeemi looma hakkama. Sarjade alla tekivad aastate möödudes uued toimikud ("Kirjavahetus 2004", "Kirjavahetus 2005", "Kirjavahetus 2006" jne..) Vajadusel saab vanemad toimikud sisukorrast ära peita. Dokumendi leiab siis kätte otsingu abil.

Kogu töö saab ära teha ühe lehe kaudu: menüüst Seaded > Liigitusskeemid > Halda (liigitusskeemi nime taga).

Haldamise lehel on võimalik kuvada erineva sarja toimikuid, nende andmeid vaadata ja muuta, vigu otsida jne.

Kiirvalik otsib välja kõik toimikud mis sulguvad (või sulgusid juba) 2 nädala pärast.

Et kuvata rohkem kui kuu aega tagasi sulgunuid toimikuid, kui selliseid on, siis tuleb need liigitusskeemist ise üles otsida.

Kui toimikud on leitud, siis dokumendiregistri haldaja saab veel oma pilguga üle vaadata, kas kõik on nii nagu peab. Ega pole vigu sees, kas loendurid on korrektsed jne.

Seejärel tuleb välja valida toimikud, millest soovite koopiat teha, tehes linnukese toimiku ette.

Kui soovite kõigist koopiat teha, siis on all nupp ;
nupp võtab märgistuse maha;

Vajutage nuppu , mille pärast valitud toimikutest teete koopia. Vajutage kopeeritud toimiku taga ja määrake uus avamis ja sulgemiskuupäev, tehke uus lokaalne loendur ja vajadusel ka globaalse loenduri koopia ning uus globaalne loendur seotakse loodud toimikuga.

Kui toimiku nime sees oli aastanumber, nt. "1-1-2 Määrused 2004", siis Dogre teeb uue toimiku "1-1-2 Määrused 2005". Seega aasta number toimiku sees teeb haldajale töö lihtsamaks, ehk siis kergem on leida uusi loodud toimikuid ja eristada neid möödunud aastate omadest. Toimiku nimesid saab muuta haldamise lehel "muuda" nupuga (a) või siis liigitusskeemi koostamise lehel (b).

a) Seaded > Liigitusskeemid > Halda > Sari > Muuda

b) Seaded > Liigitusskemid > Liigitusskeemi pealkiri > Muuda (vajaliku toimiku rea taga)

Peale kopeerimist saab haldaja üle vaadata veel loodud loendurid (Seaded > Liigitusskeemid > Loendurid) ja vajadusel parameetreid muuta. Dogre teeb toimikute kopeerimisel ainult loenduritest koopia, andmeid ta ei muuda (nimetus, mall, jne.)