Liigitusskeemid

Allikas: Dogre WIKI

Liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga on DOGRE juurutamisel ja kasutamisel fundametaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab DOGRE süsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad).

Liigitusskeemi loomine

Dokumendisüsteemi halduri jaoks on Haldamise lehel valik Liigitusskeemid (SEADED > Liigitusskeemid). Sellel klikates avaneb leht Dokumentide liigitusskeemid. Liigitusskeemis on sarjad ja toimikud. Sarja sees võivad olla teised sarjad ja toimikud. Toimiku sees on dokumendid ehk failid. Uue liigitusskeemi loomiseks on ülaservas asuv lahter. Sinna tuleb sisestada nimi ning valida .

Olemasolevaid liigitusskeeme saab näha ja muuta keskosas olevas tabelis.

Olemasolevale skeemile globaalsete loenduritüüpide lisamiseks või parandamiseks on tabelis struktuuri nime järel veerus Loendurid. Kasutajagruppide ligipääsu- ja tööõiguste muutmiseks on Õigused. Avaneval lehel tuleb määrata muudetav kasutajategrupp ning järgmisel lehel märkida linnukesega lubatud tegevused. Õiguste kaudu määratakse ka, millised kaustad ja toimikud on avalikud, millised ainult ametkondlikuks kasutamiseks ja täpsustatakse, millised ametkondlikud kaustad on millisele kasutajagrupile nähtavad.

Dokumentide avalikustamiseks tuleb kasutajagrupile anonymous anda avalike kaustade (toimikute) vaatamise õigus. Avalikus toimikus on nähtavad kõik dokumendid sh salastatud, neil ei näidata ainult sisu.

NB! Kui toimik peab olema nähtav, siis tuleb nähtavaks märkida ka kaust(ad), millesse ta kuulub. Kausta märkimisega märgitakse automaatselt kõik sellesse kausta kuuluvad alamkaustad ja toimikud. Kui mõne toimiku suhtes märgitud õigus ei peaks kehtima, siis klikiga lahtris saab linnukese kustutada.

Klikkides struktuuri nimetusel avatakse leht senise liigitusskeemiga, kuhu on võimalik lisada uusi sarju (kaustu) ja toimikuid. Kui on vaja muuta sarja või toimiku andmeid, siis selleks on rea järel Muuda. Sarja (kausta) andmetes on ainult tähis, nimetus, asukoht, avamise ja sulgemise kuupäevad ning kas sari on peidetud. Toimiku kohta hoitakse rohkem andmeid.