Dogre WIKI - Kasutaja kaastöö [et]

Lokaalsed loendurid

2012-02-02T13:27:42Z

Inc: /* Mida tähendavad minimaalne ja maksimaalne väärtus loenduri juures? */

[[Pilt:124.PNG|right|border]] '''Lokaalne loendur''' (Seaded > [[Liigitusskeemid|Liigitusskeemid]] > Halda > [[Sarjad|Sari]] > Muuda) nummerdab dokumente '''ühe''' [[Toimikud|toimiku]] piires. <br>

====Mis on Mall?====

'''Mall''' - on näide, mille järgi luuakse dokumendi number. Mallid võivad olla:
<ul><li> {toimik} - kausta tähis
<li> {aasta} - kahekohaline aasta number
<li> {AASTA} - neljakohaline aasta number</ul>

'''NB!''' # - sümbolid näitavad mitmekohaline number on (kas 1 või 01 või 001).

'''Näide:''' mall {AASTA}-### tähedab seda, et 2011. aastal üheksas dokument saab numbri 2011-009

====Mida tähendavad minimaalne ja maksimaalne väärtus loenduri juures?====

''Minimaalne'' on see, mis numbrist loendur pihta hakkab, ehk siis esimese dokumendi number. Kausta alustamisel peaks selleks olema 1. Ühest suurem võib loendur olla näiteks juhul kui Dogre kasutamist alustatakse poole aasta pealt. Sel juhul on minimaalseks väärtuseks viimase paber-registris registreeritud dokumendi number + 1.

''Maksimaalne'' on kõige suurem lubatud number. Aga mis juhutb, kui maksimum saab täis???

Toimikud

2012-02-02T12:28:27Z

Inc: /* Uue toimiku lisamine */

Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne “kaust”, mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt. asjaajamisaasta lõppedes.

'''Toimikusse''' kantud dokumentide vaatamiseks tuleb klikata toimiku real.

[[Pilt:13.PNG|border]]

Avaneval lehel näidatakse seni sisestatud dokumentide numbreid, nimetusi, registreerijaid, loomise ja lisamise aegu.

[[Pilt:73.PNG|border]]

Kui vaatajal on vastavasse toimikusse dokumentide lisamise õigus, siis on lehel nupp '''Lisa'''. Sellel klikates avaneb leht uue [[Dokumentide registreerimine|dokumendi registreerimiseks]].

===Uue toimiku lisamine===

Uue toimiku lisamiseks tuleb valida vajalik [[Liigitusskeemid|liigituskeemi]] (Seaded > Liigituskeemid > Vastava liigitusskeemi pealkiri) või luua uus. Avanenud aknas on näha [[Liigitusskeemid|liigitusskeemi]] seaded, kus saab toimikut lisada, kasutades [[Pilt:74.PNG|border]] nuppu. Seejärel tuleb toimiku andmeid täita. [[Andmesisestus loetelus|Ripploendis]] tuleb määrata [[Sarjad|'''Sari''']], kuhu uus toimik lisatakse. Loenduri tüüp määratakse nn raadionupu abil tehtava valikuga. Pärast üldist valikut tuleb loendurit täpsustada: [[Globaalsed loendurid|globaalse loenduri]] jaoks määrata [[Andmesisestus loetelus|hüpikaknast]] loenduri tüüp, [[Lokaalsed loendurid|lokaalsed loendurid]] korral kirjeldada mall, minimaalne ja maksimaalne väärtus.

'''NB!''' Kiiresti kuupäeva leidmiseks, võite kasutada [[Kalender|kalendrit]]. Selleks vajutage [[Pilt:76.PNG]] nuppu. Andmete salvestamiseks tuleb vajutada samanimelist nuppu. Kohe järgmise toimiku lisamiseks on akna paremas ülanurgas nupp [[Pilt:37.PNG]].

[[Pilt:61.PNG|border|]] [[Pilt:62.PNG|border|]] [[Pilt:63.PNG|border|]]

===Toimiku muutmine===

[[Toimikud|Toimikute]] haldus toimub menüüs '''Seaded > [[Liigitusskeemid|Liigitusskeemid]] > Halda > [[Sarjad|Sari]]'''. Siin näete valitud [[Liigitusskeemid|liigitusskeemi]] [[Toimikud|toimikute]] nimekiri. Muuta saab vajutades samanimelist nuppu vastava toimiku rea taga. Sellel klikates saate toimiku andmeid parandada.

[[Pilt:130.PNG|border]]

[[Pilt:143.PNG|border|right]]
'''NB!''' Kui dokumendil on mall, siis näitab süsteem dokumenti dokumendi malli järgi, teisel juhul kausta malli järgi (kui olemas on). Samuti on loodud võimalus lisada ühele toimikule mitu malli. Toimiku lisamisel/muutmisel saab valida, millist kasutada tahetakse. Dokumendi lisamisel või muutmisel saab valida neist ühe.

Lokaalsed loendurid

2012-02-02T12:23:15Z

Inc:

[[Pilt:124.PNG|right|border]] '''Lokaalne loendur''' (Seaded > [[Liigitusskeemid|Liigitusskeemid]] > Halda > [[Sarjad|Sari]] > Muuda) nummerdab dokumente '''ühe''' [[Toimikud|toimiku]] piires. <br>

====Mis on Mall?====

'''Mall''' - on näide, mille järgi luuakse dokumendi number. Mallid võivad olla:
<ul><li> {toimik} - kausta tähis
<li> {aasta} - kahekohaline aasta number
<li> {AASTA} - neljakohaline aasta number</ul>

'''NB!''' # - sümbolid näitavad mitmekohaline number on (kas 1 või 01 või 001).

'''Näide:''' mall {AASTA}-### tähedab seda, et 2011. aastal üheksas dokument saab numbri 2011-009

====Mida tähendavad minimaalne ja maksimaalne väärtus loenduri juures?====

''Minimaalne'' on see, mis numbrist loendur pihta hakkab, ehk siis esimese dokumendi number. Ei, see on ikka eelmine number. Loogika on selles, et iga kord kui on vaja loendurit, võetakse viimane väärtus ja lisatakse 1. Minimaalne on algseis enne ühegi dokumendi loomist. Tavaliselt on see 0 ja esimene dokument saab loendurilt numbriks 1. Nullist erinev võib loendur olla nätieks juhul kui Dogre kasutamist alustatakse poole aasta pealt. Sel juhul on minimaalseks väärtuseks viimase paber-registris registreeritud dokumendi number.

''Maksimaalne'' on kõige suurem lubatud number. Aga mis juhutb, kui maksimum saab täis???

Lokaalsed loendurid

2012-02-02T12:20:14Z

Inc:

Liigitusskeemid

2012-02-02T12:17:47Z

Inc: kirjaviga

[[Pilt:44.PNG|right|]]

Liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga on '''DOGRE''' juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab '''DOGRE''' süsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt [[Sarjad|sarjad]] ja nende osad (allsarjad).

===Liigitusskeemi loomine===
[[Pilt:52.PNG|frame|''Liigitusskeemi lisamine''|left]] Dokumendisüsteemi halduri jaoks on Haldamise lehel valik '''Liigitusskeemid''' (SEADED > Liigitusskeemid). Sellel klikates avaneb leht '''Dokumentide liigitusskeemid'''. Liigitusskeemis on [[Sarjad|'''sarjad''']] ja [[Toimikud|'''toimikud''']]. [[Sarjad|Sarja]] sees võivad olla teised [[Sarjad|sarjad]] ja [[Toimikud|toimikud]]. [[Toimikud|Toimiku]] sees on dokumendid ehk failid. Uue liigitusskeemi loomiseks on ülaservas asuv lahter. Sinna tuleb sisestada nimi ning valida [[Pilt:37.PNG]]. <br>
<br>
[[Pilt:52a.PNG|frame|''Liigitusskeemide nimekiri'']] '''Olemasolevaid liigitusskeeme saab näha ja muuta keskosas olevas tabelis. '''

Olemasolevale skeemile globaalsete loenduritüüpide lisamiseks või parandamiseks on tabelis struktuuri nime järel veerus '''[Loendurid]'''. Loendur on register, millesse salvestatud arv sisendile antud signaali mõjul suureneb ühe võrra. '''DOGRE'''s on neid 2 tüüpi: [[Lokaalsed loendurid|lokaalsed]] ja [[Globaalsed loendurid|globaalsed]].

===Õiguste määramine===
[[Grupid|Kasutajagruppide]] ligipääsu- ja tööõiguste muutmiseks on '''[Õigused]'''. Avaneval lehel tuleb määrata muudetav [[Grupid|kasutajategrupp]]:

[[Pilt:54.PNG|frame|left|''Kasutajagrupi valimine'']]
[[Pilt:55.PNG|frame|''Liigitusskeemi õiguste määramine'']] ning järgmisel lehel märkida linnukesega lubatud tegevused. Õiguste kaudu määratakse ka, millised kaustad ja [[Toimikud|toimikud]] on avalikud, millised ainult ametkondlikuks kasutamiseks ja täpsustatakse, millised ametkondlikud kaustad on millisele [[Grupid|kasutajagrupile]] nähtavad.

Dokumentide avalikustamiseks tuleb [[Grupid|kasutajagrupile]] ''anonymous'' anda avalike kaustade ([[Toimikud|toimikute]]) vaatamise õigus. Avalikus [[Toimikud|toimikus]] on nähtavad kõik dokumendid sh salastatud, neil ei näidata ainult sisu.

'''NB!''' Kui [[Toimikud|toimik]] peab olema nähtav, siis tuleb nähtavaks märkida ka kaust(ad) ([[Pilt:Dogre-man-5.PNG]]), millesse ta kuulub.
Kausta märkimisega märgitakse automaatselt kõik sellesse kausta kuuluvad alamkaustad ja [[Toimikud|toimikud]] ([[Pilt:Dogre-man-6.PNG]]). Kui mõne [[Toimikud|toimiku]] ([[Pilt:Dogre-man-6.PNG]]) suhtes märgitud õigus ei peaks kehtima, siis klikiga lahtris saab linnukese kustutada.

Klikkides struktuuri nimetusel avatakse leht senise liigitusskeemiga, kuhu on võimalik lisada uusi sarju (kaustu) ja [[Toimikud|toimikuid]]. Kui on vaja muuta sarja või [[Toimikud|toimiku]] andmeid, siis selleks on rea järel ''Muuda''. Sarja (kausta) andmetes on ainult tähis, nimetus, asukoht, avamise ja sulgemise kuupäevad ning kas sari on peidetud. [[Toimikud|Toimiku]] kohta hoitakse rohkem andmeid.
[[Pilt:56.PNG|frame|left|''Liigitusskeemi eelvaade'']]